Toplantı Organizasyonları Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Toplantı birden çok kimsenin belli amaçlar doğrultusunda bir araya gelmesidir. Toplantı birden farklı şekilde gerçekleşebilir. Konferans, sempozyum, ulusal sempozyum, seminer, çalıştay, ofis toplantıları, kongre, kurultay şeklinde olabilir. Toplantının türü ne olursa olsun bu konuda dikkat edilmesi gereken onlarca unsur bulunmaktadır. Çünkü bu organizasyon aynı zamanda ev sahipliği yaparak misafir ağırlamak anlamını da taşır. İyi geçen bir toplantı organizasyonu, uzun süre akıllardan çıkmaz ve kişinin ya da kurumun iyi hatırlanmasını sağlar. İşte toplantı organizasyonu yaparken dikkat edilmesi gerekenler!

Organizasyon ile ilgili detayları belirleyin

Toplantı fikri oluştuktan sonra bazı detaylar mutlaka belirlenmelidir. Bu detayları şu şekilde sıralamak mümkündür:

Öncelikli olarak organizasyon türü belirlenmelidir. Toplantı türü şirket yemeği, seminer toplantısı, ürün lansmanı, şirket açılışı, bayi toplantısı olabilir.
Toplantı için taslak bütçe hazırlanmalıdır.
Toplantının yapılacağı tarih ve saat belirlenmelidir.
Toplantı yeri ve mekânı belirlenmelidir.
Toplantı katılımcıları ve program akışı belirlenmelidir.
Eğer bir şirketle anlaşılmamışsa dekorasyon, kullanılacak ekipmanlar, ses ve aydınlatma sistemleri, fotoğraf ve video hizmetleri, yemek menüleri ve ikramlıklar mutlaka önceden belirlenmelidir. Eğer zaten bir organizasyon firması veya toplantı oteli ile anlaşıldıysa bu detayların hepsi zaten halihazırda var olabilir.
Basılı materyaller tarih ve yer hazırlandıktan sonra belirlenmelidir.
Simultane çeviri gibi ekstra ekipman gerektiren toplantı türlerinde toplantı yapılan yere bu durum bildirilmelidir.
Organizasyona katılacak katılımcıların ulaşımı koordine edilmelidir.
Eğer şehir dışından katılımcının bol olduğu bir organizasyon düzenleniyorsa, toplantı organizasyonu bir toplantı otelinde düzenlenebilir.
Toplantı organizasyonunu ve gündemini hatırlatacak küçük hediyelikler hazırlanabilir.
Katılımcılara telefon, e-posta veya başka iletişim araçlarıyla mı ulaşılacak olduğu belirlenmelidir.

Toplantı organizasyonu yaparken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

İyi bir toplantının net çizgileri olmalıdır. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi her şeyden önce mekân, tarih, saat ve toplantı türü gibi konular önceden belirlenmelidir. Toplantı türü toplantının hangi tarzda geçeceğinin ilk adımıdır. Toplantı organizasyonu için tarih ve saat belirlerken katılması düşünülen katılımcıların katılabileceği ortalama bir zaman belirlenmelidir. Bu doğrultuda taslak bütçe belirlenmeli ve mekân arayışına girilmelidir. Toplantı organizasyonu yaparken birden fazla seçenek bulunmaktadır. Bir salon kiralayarak toplantı sahipleri organizasyonu kendileri üstlenebilirler. Fakat son zamanlarda sunulan hizmetler nedeniyle kimse bu tarzı benimsememektedir. Toplantı otelinde toplantı organizasyonu yapmak, toplantı organizasyonu ile ilgili birçok durumla da minimal düzeyde ilgilenmeyi getirmektedir. Toplantı mekânı seçerken herkesin kolay bir şekilde ulaşabileceği bir mekân seçilmelidir. Toplantı mekânı seçildikten sonra katılımcılar ile hangi yolla iletişime geçileceği belirlenmelidir. Toplantı organizasyonunda sunulacak yemek ve ikramlıklar için önceden demo günü alınmalıdır. Yemek ve ikramlıklar toplantının sağlıklı bir şekilde geçmesi için oldukça önemlidir.

Toplantı organizasyonu esnasında dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?

Toplantı öncesi hazırlıklar kadar toplantı esnasındaki hazırlıklar da oldukça önemlidir. Toplantı organizasyonunu yöneten toplantı sahipleri, etkinliğin tam zamanında başlamasını sağlamalıdırlar. Toplantı boyunca gündem net bir şekilde aktarılmalı ve ele alınacak konular sıralanmalıdır. Katılımcıların akıştan haberdar olması oldukça önemlidir. Belirsiz bir toplantı verimsiz bir toplantı anlamını taşır. Toplantı etkinliğinin zamanı ekonomik olarak kullanması ve programın dışına çıkmaması büyük öneme sahiptir. Bunun dışında yemek, teknik ekipmanlar, foto- video ve ikramlıklar gibi oldukça önemli durumların sunumunda da herhangi bir aksaklık yaşanmamalıdır.